O segundo dia do Encontro de Pesquisdadores do Caminho Novo começou com a palestra de José Guilherme Ribeiro, que abordou os
padrões existentes para a implantação de uma rede de arquivos e os modelos de
funcionamento do Arquivo Online da Califórnia (EUA) e do Portal Português de
Arquivos. Informou que o projeto já foi iniciado com duas instituições de Juiz de Fora.
A padronização é essencial para a
formação da rede, permitindo a migração das descrições para a internet e o
acesso por diferentes meios. Entretanto, a padronização dos arquivos é
relativamente tardia se comparada, por exemplo, ao que ocorreu na
Biblioteconomia, cujo estabelecimento de normas de descrição e codificação vem
de longa data. Na Arquivologia isto começa por volta de 1980 e vai resultar na
criação da ISAD (G) – Norma Internacional de Descrição Arquivística, em 1994. Este
instrumento fixa as normas como devem ser feitas as descrições e,
consequentemente, a criação dos instrumentos de pesquisa em arquivos. Em 2006 é
adaptada para a realidade brasileira, surgindo então a NOBRADE – Norma
Brasileira de Descrição Arquivísitica.
A NOBRADE fixa um certo número de
elementos para a descrição de qualquer unidade de um acervo arquivístico, como
título, data, conteúdo e outros que vão constituir a referência das unidades. Dentro
do conjunto de elementos, destaca o número mínimo de elementos e normatiza a
possibilidade de acréscimo de novos elementos. Além disto, fixa a estrutura
hierárquica para os elementos, já que os níveis de descrição arquivística são
vistos como uma hierarquia. Por exemplo: o Fundo contém Séries, que por sua vez
contém Subséries, as quais contêm itens e assim por diante. Desta forma os
elementos ficam organizados numa árvore de hierarquia estruturada.
Como exemplo da aplicação da
norma, o palestrante mostrou duas descrições e explicou os elementos ali
presentes. Ressaltou que tanto a NOBRADE como a ISAD não determinam o modo de
veiculação das informações, permitindo que o conjunto possa ser utilizado em
formato texto, planilha ou html.
Um dos formatos é sugerido pela EAD
- Encoded Archival Description (descrição
arquivística codificada), escrevendo as descrições em linguagem xml para
divulgação na rede mundial de computadores. Resultado de um projeto iniciado
nos Estados Unidos no início dos anos de 1990 que não tinha por objetivo
padronizar a descrição arquivística, mas investigar diversas modalidades
possíveis de construir um instrumento para descrições em formato digital. Foi
iniciado na época da ISAD (G), razão pela qual pretendia ser compatível com
ela. Tem se firmado como padrão
internacional, utilizado especialmente no intercâmbio de descrições
arquivísticas.
Todos estes sistemas trazem
conceitos importantes, disse José Guilherme. O primeiro deles é que a
padronização e a criação de instrumentos de pesquisa modelares facilitam ao
usuário final um aprendizado natural do método, permitindo-lhe melhor explorar
os acervos. Além disso, a padronização facilita a manipulação dos instrumentos pelos
recursos digitais. Outro aspecto beneficiado é a troca de informações,
permitindo a formação de bancos de dados unificados. No que se refere à
construção de redes, a padronização permite que cada instituição mantenha sua
autonomia ao mesmo tempo em que compartilha as descrições, não sendo necessário
que o órgão centralizador altere o formato de localização das unidades
arquivísticas em cada arquivo participante da rede.
A seguir o palestrante discorreu
sobre o Arquivo Online da Califórnia, que reúne mais de duzentas instituições. Vinculado
ao projeto EAD, permite acesso às descrições e às imagens digitais dos
documentos. Reúne bibliotecas e museus públicos e de universidades. Seu modelo
é o de banco de dados centralizado, ou seja, todas as instituições participantes
do projeto permitem o acesso on line às descrições através do Arquivo Online da
Califórnia.
Foi projetada a imagem do site do
Arquivo Online da Califórnia através da qual José Guilherme explicou as
possibilidades de uso de cada seção ali disponível. Declarou que é um modelo
simples, que cresceu ao longo do tempo, pela agregação de novas instituições e
dos novos padrões que foram sendo normatizados.
O palestrante ressaltou que os
arquivos on line utilizam as convenções de uso da EAD na rede internacional de
computadores, aproximando os acervos dos interessados.
Em seguida apresentou o Portal
Português de Arquivos que atualmente reúne cerca de vinte instituições
portuguesas. Faz parte da Rede Portuguesa de Arquivos que pretende reunir todas
as instituições da Comunidade de Língua Portuguesa. O Portal utiliza a EAD em
conjunto com a ISAD (G). Foi explicado que o modelo utilizado baseia-se na
exportação de dados de cada instituição para o Portal de modo que, quando o
internauta faz a opção por ver detalhes de um determinado documento, terá
acesso a outra página do próprio portal. Caso a escolha seja por ver o registro
original, o consulente será direcionado para o site da instituição original.
Concluindo, José Guilherme
declarou que a maior dificuldade da constituição de uma rede de arquivos não é
a solução técnica, mas fazer com que as instituições dialoguem e trabalhem em
parceria, saindo do isolamento e agindo coletivamente. Este é o passo
fundamental porque não basta adotar uma norma, mas trocar informações. As
normas permitem diversas interpretações, sendo necessário promover adaptações
que serão melhor implementadas se realizadas em parceria.
Declarou que é preciso buscar um modelo simples
e, ao mesmo tempo, adequado às necessidades dos integrantes. Não é necessário
trazer modelos de fora, mas adaptar à realidade local. É preciso começar com um
projeto pequeno que possa crescer e criar raízes, ampliando o número de
participantes.
